Dasar-Dasar Intelegen Bisnis Database dan Manajemen Informasi (bagian 5)

“ Dasar-Dasar Intelegen Bisnis Database dan Manajemen Informasi ”

Pengertian Intelijen Bisnis :

1.   Inteligensi Bisnis (IB) adalah sekumpulan teknik dan alat untuk mentransformasi dari data mentah menjadi informasi yang berguna dan bermakna untuk tujuan analisis bisnis. Teknologi Intelegensi Bisnis dapat menangani data yang tak terstruktur dalam jumlah yang sangat besar untuk membantu mengidentifikasi, mengembangkan, dan selain itu membuat kesempatan strategi bisnis yang baru.

2.   Inteligensi Bisnis (IB) adalah pengolahan data yang khusus untuk informasi bisnis. Intelijen bisnis mempunyai komponen berupa seperangkat teori, metodologi, proses, arsitektur, dan teknologi yang mampu mengubah data mentah menjadi informasi yang bermakna dan berguna untuk tujuan bisnis .

3.    Intelijen bisnis (IB) adalah  Makhluk dengan Berbagai Wujud

Intelijen kompetitif meliputi pengambilalihan informasi dan pengumpulan informasi secara legal, analisis, dan penyajian informasi intelijen. Intelijen kompetitif juga didefinisikan sebagai program sistematik untuk mengumpulkan dan menganalisa informasi tentang kegiatan para pesaing dan kecenderungan-kecenderungan bisnis umum untuk mewujudkan tujuan perusahaan. Dengan demikian dalam intelijen bisnis mengandung unsur sebagai berikut:

·         Program sistematik

·         Pengumpulan data  

·         Analisis informasi

·          Aktifitas-aktifitas bisnis

·         Adanya tujuan strategis yang hendak dicapai

Tujuan dari IB yaitu untuk memudahkan interpretasi dari jumlah data yang besar tersebut. Mengidentifikasi kesempatan yang baru dan mengimplementasikan suatu strategi yang efektif berdasarkan wawasan dapat menyediakan bisnis suatu keuntungan pasar yang kompetitif dan stabilitas jangka panjang. Teknologi IB menyediakan riwayat, pandangan sekarang dan prediksi dari operasi bisnis. Fungsi-fungsi umum dari teknologi inteligensi bisnis adalah :

·          Pelaporan

·           Pemrosesan analisis daring

·         Analitis

·         Penggalian data

·         Penggalian proses

·         Pemrosesan kejadian kompleks

·         Manajemen performansi bisnis

·         Analitis prediktif

·         Analitis preskriptif.

 Intelijensi Bisnis dapat digunakan untuk mendukung sejumlah besar keputusan bisnis mulai dari operasi sampai strategis. Keputusan operasi termasuk penempatan dan harga produk. Keputusan strategis termasuk prioritas, tujuan dan arah pada tingkat yang lebih luas. Pada semua kasus, IB lebih efektif bila digabungkan dengan data yang didapat dari pasar tempat perusahaan beroperasi (data eksternal) dengan data dari sumber internal bisnis perusahaan seperti data operasi dan finansial (data internal). Bila digabungkan, data eksternal dan internal bisa menyediakan gambaran yang lebih lengkap, yang efeknya, menciptakan "inteligensi" yang tidak dapat diturunkan dari kumpulan data tunggal manapun.

Konsep Dasar Inteligen Bisnis

Intelijen adalah penciptaan new knowledge dalam suatu organisasi. Pada dasarnya, penciptaan new knowledge tersebut tidak bisa lepas dari proses transformasi data menuju intelijen.   

1.   Data

Data adalah potret kejadian atau fakta atas sesuatu hal yang terjadi. Data dapat merupakan reasoning atas hal yang terjadi pada suatu periode waktu. Data sebagaimana fakta, belum memiliki arti dan manfaat. Untuk memberikan manfaat data tersebut harus mengalami proses terlebih dahulu.

2.   Informasi

            Informasi adalah kumpulan data yang memiliki hubungan sehingga memberikan makna. Informasi merupakan bentuk yang telah memberikan manfaat baik dalam arti positif maupun negatif.

3.   Knowledge

            Knowledge merupakan sesuatu yang lebih luas, lebih dalam, lebih komprehensif dari data ataupun informasi. Knowledge merupakan gabungan tacit knowledge danexplicit knowledge. Tacit knowledge berarti keahlian yang ada pada diri seseorang namun tidak terlihat, sedangkan explicit knowledge merupakan keahlian yang tertulis atau terdokumentasikan.    

4.   Intelijen

            Orang awam biasa mengartikan intelijen sebagai operasi militer yang rahasia atau bahkan sama dengan spionase. Pada dasarnya intelijen adalah proses penciptaan pengetahuan baru dalam sebuah organisasi. Pengetahuan baru berarti pengetahuan yang dihasilkan merupakan pengetahuan yang benar-benar baru atau sebelumnya tidak terdapat dalam invertory pengetahuan yang lama. Intelijen harus memiliki sifat yaitu memiliki keakuratan yang tinggi, fokus pada suatu bidang, berdimensi waktu yang sesuai, visi ke depan, dapat diterapkan dan responsif terhadap kebutuhan manajemen.

Prinsip-Prinsip Inteligen Bisnis

A.   Keterbukaan

            Kemajuan konsep-konsep bisnis seperti E-Commerce, E-Business atau E-Government, menuntut adanya peningkatan nilai keterbukaan informasi, salah satunya disebabkan oleh pemanfaatan World Wide Web (WWW) di dunia internet yang berdampak pada tuntutan bagi para pimpinan perusahaan untuk senantiasa menyajikan dan sekaligus melindungi kepemilikan informasi rahasia perusahaan, melalui aplikasi-aplikasi teknologi yang tepat guna.

B.   Sensitivitas Waktu

            Dengan diimplementasikan konsep on-line computing dilingkungan perusahaan untuk mendukung proses bisnisnya, maka kebutuhan akan informasi menjadi bersifat peka waktu (time-sensitive). Seperti inilah yang dituntut oleh seorang pimpinan  perusahaan modern untuk mengelola rangkaian entitas bisnis, karena eratnya relevansi waktu dengan informasi operasional yang akurat dalam proses pengambilan keputusan bisnis.

C.   Ketepatan

                         Dengan mengaplikasikan prinsip-prinsip inteligen bisnis dalam sebuah jaringan komputer diperlukan ketepatan data atau informasi, baik yang bersumber dari internal maupun dari eksternal perusahaan sehingga sangat dimungkinkan suatu perusahaan benar-benar dengan mudah mengekstraksi informasi secara  on-line dengan tepat, seperti  prakiraan penjualan, logistik dan manajemen mata rantai suplai, tingkah laku dan kepuasan konsumen, analisa biaya dan manajemen finansial, perencanaan sumberdaya manusia dan pengembangan produk.

D.  Saling Ketergantungan

            Dengan adanya tingkat ketergantungan tersebut, manajemen puncak perlu menjaga mitra bisnis mereka dalam suatu extended enterprise, yang selalu mengikuti segala gerakan-gerakan strategis yang menentukan arah bisnis.

E.   Tipe Data

            Pandangan tradisional, bahwa informasi korporat kebanyakan berbasis teks (text-based) merupakan pandangan yang sudah usang, karena kenyataan yang ada saat ini pangkalan data atau Data Warehousing di suatu perusahaan tidak dibatasi hanya berupa data tekstual, akan tetapi terdiri dari berbagai tipe data dengan format yang berbeda, seperti video, audio, tekstual dan data spasial. Hal ini tentu meningkatkan kekayaan informasi dari manajemen informasi perusahaan dan sejalan dengan tuntutan dalamBusiness Intelligence, karena keberadaannya telah memperluas batas-batas analisa dan presentasi data untuk mendukung sistem informasi eksekutif, apalagi data multimedia tersebut ditampilkan dengan berbasis internet. Oleh karena itu para desainer Business Intelligence System perlu mewaspadai perkembangan ini, agar Executive information layer dapat memanfaatkan beragam tipe data tersebut dan menggunakannya untuk meyakinkan dalam proses pengambilan keputusannya.

Pendekatan Basis Data Terhadap Pengelolaan Data

            Teknologi basis data banyak masalah dalam organisasi file trandisional. Basis data (database) adalah sekumpulan data organisasi digunakan untuk melayani aplikasi secara efisien dengan memusatkan data dan mengendalikan redundasi data.

Sistem Manajemen Database

            Merupakan peranti lunak yang memudahkan organisasi untuk memusatkan data, mengelola data secara efisien, dan menyediakan akses data bagi program aplikasi. DBMS (Data Base Management System) membuat basis data fisik tersedia untuk tampilan logis yang berbeda digunakan pengguna. DBMS digunakan sebagai perantara file dengan program aplikasi yang digunakan dalam sebuah sistem.

Kapabilitas Sistem Manajemen Database

            DBMS memiliki kapabilitas defenisi data (data defenition) untuk menspesifikasikan stuktur konten database. Definisi data digunakan untuk membuat tabel database dan untuk mendefenisikan karakteristik field pada setiap tabel. Informasi tentang database ini akan didokumentasikan dalam kamus data. Kamus data (data dictionaary) adalah file manual ataupun otomatis yang menyimpan defenisi-defenisi elemen data berikut karakteristik mereka. Mc Acces memiliki kemampuan kamus data yang belum sempurna yaitu menampilan informasi seperti nama, deskripsi, ukuran, tipe, format, dan properti lainnya pada setiap filed pada sebuah tabel. Kamus data bagi database perusahaan besar dapat menangkap informasi tambahan seperti pengggunaan, kepemilikan, ototrisasi, keamanan, dan individual, fungsi-fungsi bisnis, program serta laporan yang menggunakan masing-masing elemen data.

Merancang Database

            Untuk merancang database, harus dipahami dulu bagaimana hubungan antara data, jenis data yang dikelola pada database, bagaimana tersebut akan digunakan, serta bagaimana organisasi perlu diubah untuk mengelola data dari perspektif lengkap seluruh perusahaan. Database memerlukan rancangan konsep maupun fisik. Rancangan konseptual atau logis dari suatu database adalah model abstrak dari database dari perspektif organisasi bisnis, dimana rancangan fisik menunjukkan bagaimana database dirancang lewat akses langsung perangkat penyimpanan.

           Rancangan konseptual suatu database menggambarkan bagaimana elemen-elemen pada database dikelompokkan. Proses perancangan tersebut mengidentifikasi hubungan antara elemen-elemen data dan cara paling efisien dalam mengelompokkan elemen-elemen data yang diperlukan dan untuk menjawab kebutuhan informasi suatu organisasi bisnis. Proses tersebut juga mengidentifikasi data-data ganda dan pengelompokan elemen-elemen data yang diperlukana untuk program aplikasi yang spesifik.

            Sistem database relasional berupaya untuk menerapkan antara referensial terintegrasi yang menjamin hubungan antara variabel tetap konsisten. Ketika suatu tabel memiliki kunci asing yang mengacu pada tabel lainnya, maka tidak diperkenankan menambah record apapun sampai terdapat record yang sesuai yang sesuai pada tabel yang berhubungan. Perancang database mendokumentasikan model datanya dengan sebuah diagram relasi entitas.

Mengelola Sumber Daya Data

1. Menetapkan kebijakan informasi : Kebijakan informasi merupakan menentukan perusahaan aturan, prosedur, peran untuk berbagi, standardisasi data.

2. Data administrasi : Bertanggung jawab untuk kebijakan dan prosedur tertentu; pemerintahan data.

3.  Administrasi database : Database desain dan kelompok manajemen bertanggung jawab untuk menentukan, pengorganisasian, pelaksanaan, memelihara basis data.

4. Memastikan kualitas data : Sebelum database baru di tempat, perlu mengidentifikasi dan benar data yang rusak dan membangun rutinitas yang lebih baik untuk mengedit data sekali database dalam operasi. Sebagian besar masalah kualitas data berasal dari masukan yang salah.

5. Kualitas data audit : Survei terstruktur keakuratan dan tingkat kelengkapan data dalam sistem informasi.

6. Pembersihan data : Mendeteksi, dan mengoreksi data yang tidak benar, tidak lengkap, tidak benar diformat, atau berlebihan. Memberlakukan konsistensi antara set data yang berbeda dari sistem informasi yang terpisah.

Aplikasi Dalam Sistem Informasi Manajemen Intelijen Bisnis dalam Perusahaan

Bisnis intelijen dapat diterapkan untuk tujuan bisnis berikut, dalam rangka mendorong nilai bisnis :

1.   Pengukuran – aplikasi / program yang mampu menciptakan hirarki metrik kinerja dan benchmarking yang menginformasikan pemimpin bisnis tentang kemajuan menuju tujuan bisnis.

2.    Analytics – aplikasi / program yang mampu membangun proses kuantitatif untuk bisnis untuk sampai pada keputusan yang optimal dan untuk melakukan bisnis penemuan pengetahuan. Pada proses analisis ini, sering melibatkan: data mining, data proccess, analisis statistik, analisis prediktif, pemodelan prediktif, pemodelan proses bisnis, pengolahan informasi kompleks dan analisis preskriptif. 

3.   Pelaporan – aplikasi / program yang mampu membangun infrastruktur untuk pelaporan strategis untuk melayani manajemen strategis bisnis, bukan pelaporan operasional. Sering melibatkan      visualisasi data, sistem informasi eksekutif dan OLAP.

4.   Kolaborasi / platform kolaborasi – aplikasi / program yang mampu mendapat area yang berbeda (baik di dalam dan di luar bisnis) untuk bekerja sama melalui berbagi data dan pertukaran        data elektronik.

5.   Pengetahuan manajemen – aplikasi / program yang mampu membuat data perusahaan didorong melalui strategi dan praktek untuk mengidentifikasi, menciptakan, merepresentasikan, mendistribusikan, dan memungkinkan adopsi wawasan dan pengalaman yang pengetahuan bisnis sejati.

6.    

            Selain di atas, intelijen bisnis juga dapat memberikan pendekatan pro-aktif , seperti fungsi alarm untuk mengingatkan segera untuk pengguna aplikasi. Ada banyak jenis peringatan, misalnya jika beberapa nilai bisnis melebihi nilai ambang jumlah dalam laporan, maka intelijen bisnis akan memberikan peringatan dan analis bisnis bisa menjadi lebih waspada . Kadang-kadang mail alert akan dikirim ke pengguna juga.

Alat Untuk Intelijen Bisnis

Alat intelijen Bisnis : mengaktifkan pengguna untuk menganalisis data untuk melihat pola-pola baru, hubungan, dan wawasan yang berguna untuk membimbing pengambilan keputusan. Alat utama untuk bisnis intelijen termasuk perangkat lunak untuk query database dan pelaporan, alat untuk analisis data multidimensi (analisis online pengolahan), dan alat untuk data mining.

·         Online Analitycal Processing (OLAP)

            OLAP mendukung analisis data multidimensi, memungkinkan pengguna untuk melihat data yang sama dengan cara yang berbeda menggunakan beberapa dimensi. Setiap aspek informasi-produk, harga, biaya, wilayah, atau periode waktu - merupakan dimensi yang berbeda.

·         Data mining

            Data mining berguna memberikan wawasan data perusahaan yang tidak dapat diperoleh dengan OLAP dengan mencari pola dan hubungan dalam database yang besar tersembunyi dan menyimpulkan aturan dari mereka untuk memprediksi masa depan perilaku.

Jenis informasi diperoleh dari data mining :

·         Asosiasi : Kemunculan terkait dengan acara tunggal.

·         Sequence : Acara terkait dari waktu ke waktu.

·         Klasifikasi : Mengakui pola yang menggambarkan kelompok yang barang milik.

·         Clustering: Mirip dengan klasifikasi ketika ada kelompok yang telah ditetapkan, menemukan pengelompokan dalam data.

·         Forecasting: Menggunakan serangkaian nilai-nilai yang ada untuk meramalkan apa yang nilai-nilai lain akan menjadi.                                                                          

            Analisis prediktif menggunakan teknik data mining, data historis, dan asumsi tentang kondisi masa depan untuk memprediksi hasil dari peristiwa, seperti probabilitas pelanggan akan menanggapi tawaran atau membeli produk tertentu.

Text Mining dan Web Mining.

·         Web : sumber yang kaya informasi lain yang berharga, beberapa di antaranya dapat sekarang ditambang untuk pola, tren, dan wawasan ke dalam perilaku pelanggan.

·         Web Mining : Penemuan dan analisis pola dan informasi yang berguna dari Dunia Wide Web.

·         Database dan Web Konfigurasi umum meliputi : Web server, script aplikasi server/ middleware / CGI, database server (hosting DBM).

Keuntungan menggunakan Web untuk akses data base:

a.    Kemudahan penggunaan perangkat lunak browser.

b.   Antarmuka Web memerlukan sedikit atau tidak ada perubahan ke database.

c.    Murah untuk menambahkan antarmuka Web untuk sistem.

Aktifitas Bisnis Intelejen

            Intelijen bisnis menyakut berbagai aktifitas diantaranya :

·         Studi perusahaan pesaing produk sejenis dan strategi memenangkan persaingan.

·         Mengelola informasi mengenai data statistik pelanggan potensial, area potensial, kondisi ekonomi, sosial budaya dan politik lingkungan dunia usaha.

·         Pengamatan daerah operasi bisnis untuk kepentingan strategis perusahaan untuk mengantisipasi perubahan lingkungan eksternal perusahaan.

·         Analisa pasar mengenai jumlah dan area peredaran produk yang diminati oleh pelanggan, ancaman dan peluang yang ada, masa depan produk, tendensi pasar dll.

Jumlah dan kualitas dari data yang ada

            Tanpa data yang cukup, atau dengan kualitas data yang kecil, setiap implementasi IB akan gagal : tidak penting seberapa bagus dukungan manajemen atau motivasi berbasis-bisnis. Sebelum implementasi sebaiknya dilakukan pemrofilan data terlebih dahulu. Analisis ini mengidentifikasi isi, konsistensi dan struktur dari data. Hal ini sebaiknya dilakukan seawal mungkin dalam proses dan jika analis memperlihatkan bahwa datanya kurang, tangguhkan proyek untuk sementara sambil departemen IT memikirkan bagaimana mengumpulkan data secara benar. Saat merencanakan untuk kebutuhan-kebutuhan data bisnis dan inteligensi bisnis, selalu disarankan untuk mempertimbangkan skenario tertentu yang berlaku untuk organisasi tertentu, dan kemudian memilih fitur-fitur inteligensi bisnis yang cocok untuk skenario tersebut. Terkadang, skenario berkembang di sekitar proses-proses bisnis yang berbeda, tiap-tiapnya dibangun dari satu atau lebih sumber data. Sumber-sumber tersebut digunakan oleh fitur-fitur yang menggambarkan data tersebut sebagai informasi untuk pengetahuan pekerja, yang selanjutnya beraksi terhadap informasi tersebut. Kebutuhan bisnis dari organisasi untuk setiap proses bisnis yang diadopsi bergantung pada langkah-langkah penting dari inteligensi bisnis.

            Langkah-langkah penting dari inteligensi bisnis ini mengikutkan, tapi tidak terbatas pada hal-hal berikut :

1.      Langsung ke sumber data untuk mengumpulkan data yang dibutuhkan.

2.      Mengubah data bisnis menjadi informasi dan berikan secara tepat.

3.      Query dan analisis data.

4.      Beraksi terhadap data yang terkumpulkan

            

 Portal Inteligen Bisnis

            Sebuah portal Inteligensi Bisnis (portal IB) adalah akses antarmuka utama untuk aplikasi gudang data (GD) dan Inteligensi Bisnis (IB). Portal IB adalah impresi pertama bagi pengguna dari sistem GD/IB. Biasanya berbentuk aplikasi peramban, di mana pengguna memiliki akses ke semua layanan sistem GD/IB, laporan dan fungsi analitis lainnya. Portal IB harus diimplementasikan supaya mudah digunakan bagi pengguna aplikasi GD/IB untuk melakukan panggilan terhadap fungsionalitas dari aplikasi.

            Fungsi utama dari portal IB adalah untuk menyediakan sebuah sistem navigasi dari aplikasi GD/IB. Hal ini berarti portal harus diimplementasikan supaya pengguna memiliki akses terhadap semua fungsi dari aplikasi GD/IB. Cara paling umum untuk merancang portal adalah dengan menyesuaikannya dengan proses bisnis dari organisasi di mana aplikasi GD/IB dirancang, dengan cara tersebut portal dapat disesuaikan dengan kebutuhan penggunannya.

            Portal IB harus mudah digunakan dan dipahami, dan jika bisa memiliki tampilan yang sama dengan aplikasi lainnya atau isi situs dari aplikasi organisasi GD/IB yang dirancang (konsistensi).

            Berikut ini adalah daftar fitur yang diperlukan bagi portal web secara umum dan portal IB secara khusus :

1.    Terpakai

            Pengguna harus dengan mudah menemukan apa yang mereka butuhkan dalam alat IB.

2.    Kaya isi

            Portal tidak hanya alat pencetakan laporan, ia harus berisi fungsi lebih seperti saran, bantuan, informasi pendukung dan dokumentasi.

3.    Bersih

            Portal harus dirancang supaya mudah dipahami dan tidak terlalu kompleks sehingga membingungkan pengguna.

4.    Terbaru

            Portal harus diperbarui secara teratur.

5.    Interaktif

            Portal harus diimplementasikan supaya mudah bagi pengguna menggunakan fungsinya dan mendorong mereka menggunakan portal. Skalabilitas dan kostumisasi membuat pengguna dapat menyesuaikan portal sesuai kebutuhan mereka.

6.    Berorientasi nilai

            Sangat penting bahwa pengguna merasakan bahwa aplikasi GD/IB memiliki sumber nilai yang patut dipakai.

Kasus

KOKOH INTI AREBAMA

Kokoh Inti Arebama merupakan perusahaan distributor terbesar bahan-bahan bangunan yang didirikan pada tahun 2004. Dalam tahun pertamanya, perusahaan telah berhasil mengembangkan bisnisnya dengan pesat didukung oleh jaringan distribusi yang kuat di 14 kota di Indonesia. Selama tahun 2004, perusahaan telah mendistribusikan produk-produk bahan bangunan kepada sekitar 2.500 outlet-outlet ritel di seluruh Indonesia. Salah satu prinsipal terbesar perusahaan saat ini adalah PT KIA Keramik yang baru-baru ini memenangkan ICSA Awards kedua kalinya dari majalah SWA. Tahun ini, PT Kokoh Inti Arebama berencana menambah jaringan distribusinya menjadi 16 cabang di akhir tahun nanti dan target menjadi 20 cabang di 20 kota pada tahun 2006 mendatang. Dengan penambahan jumlah cabang diharapkan perusahaan dapat melayani sekitar 2.940 outlet pada akhir tahun ini dan sebanyak 3.500 di tahun 2006. Sebagai salah satu pemain di industri bahan bangunan, PT Kokoh Inti Arebama dituntut untuk terus berinovasi dan menyediakan layanan yang memberikan nilai tambah pada prinsipal dan konsumennya. Pada awalnya, PT KIA menggunakan sistem TI inti buatan sendiri (in-house). Tapi Guna mendukung ambisi menjadi distributor bahan bangunan terbesar di Indonesia, PT Kokoh Inti Arebama rela mengganti sistem TI yang lama dengan aplikasi dari vendor besar. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan dengan mengintegrasikan proses bisnis sehingga memiliki daya saing tinggi di industri.

Untuk mewujudkan ambisi menjadi distributor bahan bangunan terbesar di Indonesia, PT Kokoh Inti Arebama meminta bantuan beberapa ahli untuk menentukan SIM yang bisa memenuhi kebutuhan dari sisi kontrol internal, serta informasi yang cepat dan akurat bagi manajemen. Pada pertengahan 2005 disusunlah SOP internal untuk menentukan sistem TI yang hendak diterapkan. Untuk itu manajemen Kokoh lebih dulu melakukan benchmarking ke perusahaan sejenis (dalam hal ini PT Surya Toto) dan distribusi farmasi (PT Anugerah Pharmindo Lestari); disusul dengan mengundang vendor solusi TI (SAP, Oracle dan Microsoft). Setelah melakukan evaluasi, akhirnya diputuskan untuk memakai solusi dari Microsoft. Pertimbangannya, selain cukup sesuai dengan kebutuhan, juga sistemnya dianggap relatif lebih mudah digunakan (user-friendly). PT KIA memutuskan mengimplementasikan sistem teknologi informasi terintegrasi dari Microsoft, yakni Microsoft Business Solutions – Axapta untuk menjamin penyediaan layanan terbaik bagi konsumen. Solusi Microsoft Axapta yang sangat fleksibel dinilai mampu memenuhi kebutuhan komputerisasi yang terintegrasi serta menyajikan informasi secara real-time untuk menunjang proses bisnis PT Kokoh Inti Arebama di masa mendatang. Dengan informasi real – time tersebut, PT KIA dapat mengambil keputusan mengenai strategi bisnis dengan lebih mudah, cepat dan akurat.

Ketersediaan data dan informasi yang cepat adalah salah satu kunci sukses untuk bisa unggul dalam persaingan bisnis. Axapta menawarkan itu semua, plus segala kemudahan dari Microsoft. Microsoft Axapta adalah sebuah aplikasi bisnis yang dilengkapi banyak fungsi terpadu. Mulai dari modul manufacturing, supply chain management, financial management, distribution, project accounting, customer relationship management, human resources management, sampai business analysis. Istimewanya, karena menggunakan platform Microsoft, solusi ini amat mudah  diintegrasikan dengan produk Microsoft lainnya, umpamanya Microsoft Word, Excel dan lain-lain. Tampilannya pun mirip aplikasi Microsoft pada umumnya.  Jika dibanding solusi sejenis lainnya, Microsoft Axapta sangat fleksibel dan mudah dimodifikasi. Hal ini sangat penting dalam memenuhi kebutuhan pelanggan. Artinya sistem prosedur kerja dan pemasukan data yang sudah biasa dilakukan sebelumnya tak perlu mengalami perubahan berarti. Dari sisi investasi, jelas lebih efisien buat perusahaan. Microsoft Axapta menggunakan sistem lisensi berbasis concurrent, maksudnya customer hanya membeli lisensi sejumlah klien yang terhubung ke server pada saat yang bersamaan. Apabila perusahaan memiliki 500 unit komputer, namun pada saat yang bersamaan hanya ada 20 komputer yang terhubung ke server Axapta, maka perusahaan ini hanya perlu membeli 20 buah lisensi, bukan 500 buah. Apalagi Microsoft Axapta hanya memerlukan satu atau dua buah server dengan konfigurasi standar berbasis Microsoft Windows Server. Lalu untuk komputer klien juga tidak memerlukan spesifikasi khusus karena Microsoft Axapta masih keluarga Microsoft seperti halnya Microsoft Word, Excel, dan Power Point.

Fleksibilitas Microsoft Axapta tidak sampai disitu, solusi ini juga sangat scalable-solusi yang sangat mudah diaplikasikan dengan performa yang tinggi guna mendukung perkembangan perusahaan. Dan, tak kalah penting, Microsoft Axapta merupakan solusi global yang mampu mendukung kebutuhan perusahaan yang menggunakan bahasa atau mata uang yang berbeda. Implementasi sistem Enterprise Resources Planning (ERP) baru ini mulai dilakukan pada Oktober 2005, di 8 cabang. Sasarannya adalah mengintegrasikan sistem logistik Kokoh dengan sistem manajemen penjualan, pemasaran dan keuangan, serta mengintegrasikan cabang-cabang. Dan hanya dalam rentang tiga bulan, implementasi sudah kelar (go live). Total investasi yang mencapai US$ 500 ribu. Itu sudah termasuk biaya pembelian hardware, software dan lisensi. Sejak awal implementasi, PT KIA sudah mengantisipasi kemungkinan yang dapat menghambat migrasi sistem. Upaya pendekatan yang dilakukan, antara lain: manajemen memberikan dukungan top-down dan penuh ke semua jajaran operasional; mengadakan prapelatihan bagi kepala cabang dan administrasi sebelum dilakukan pelatihan untuk end user, serta berbagi informasi dengan melakukan demo aplikasi ke seluruh user di cabang melalui kepala cabang.

Mengingat cabang Kokoh tersebar di berbagai kota, maka untuk koneksi dari cabang seluruhnya menggunakan fasilitas jaringan dari Lintasarta (VPN-IP). Semua koneksi disentralisasi pada dua terminal server yang ada di kantor pusat. Terminal server ini menghubungkan user ke aplikasi sistem melalui server aplikasi. Sementara data disimpan di server database, yang secara fisik terpisah dari server aplikasi. Adapun untuk koneksi para user yang ada di kantor pusat, dibuatkan jaringan LAN. Dengan sistem terpusat seperti itu dan dikontrol melalui pembagian hak akses ke user, memudahkan tim TI memonitor pemakaian sistem yang sedang berjalan. Dengan koneksi jaringan seperti itu, semua transaksi apa pun – seperti penjualan, pembelian, inventori dan pencatatan keuangan – bisa dilakukan melalui sistem secara real time.

PT KIA juga tak segan mengimplementasi modul Warehouse Management System (WMS). Dengan adanya implementasi di warehouse, diharapkan dapat memudahkan proses penentuan lokasi penyimpanan dan pengambilan barang untuk pengiriman. Selain itu, bisa diperoleh informasi yang tepat dan akurat terhadap kesiapan pengiriman (bagian transporter dan ekspedisi) dan jenis pengangkutan yang dipakai, serta memudahkan analisis ongkos angkut dan biaya lainnya, seperti untuk loading dan unloading barang. Setiap hari diusahakan tidak ada DO yang belum selesai diproses. Umur maksimum DO hanya satu hari. Dengan kata lain, untuk setiap DO yang sudah dibuat oleh staf penjualan, pengiriman barangnya harus segera dilakukan dan ditindaklanjuti oleh bagian pengiriman yang ada di warehouse. Setiap pengiriman yang telah dilakukan akan dicatat sebagai penjualan untuk kemudian ditagihkan ke pelanggan. Informasi tagihan ini akan secara otomatis muncul di Bagian Collection dan Keuangan untuk dapat dimonitor kapan jatuh tempo dan pembayarannya.

Dengan pengaplikasian sistem yang baru,banyak manfaat yang didapat oleh PT KIA. Dari tiga peran utama sistem informasi manajemen, penerapan TI baru pada PT KIA berhasil mencakup tiga tataran dari peran system informasi manajemen. Yaitu :

1. Mendukung berjalannya proses bisnis dan operasi. Peran ini ditunjukkan dari lebih efisien dan lancarnya kegiatan yang dilakukan dalam perusahaan. Pesanan dapat diproses dengan lebih cepat.  Selain itu lebih menghemat waktu karena semua hubungan antara kantor pusat dan kantor cabang dilakukan secara real time. Pekerjaan para karyawan juga lebih ringan karena aplikasi baru yang digunakan telah memiliki kemampuan untuk mengatur data – data perusahaan yang ada.
2. Membantu dalam pengambilan keputusan bisnis. Dengan sistem yang baru,  manajemen lebih mudah menentukan keputusan – keputusan apa yang akan diambil terkait dengan perusahaan. Misalkan jika ada pemesanan dari customer di kantor cabang, kantor pusat dapat segera mendapatkan informasi dan memproses pemesanan tersebut.
3. Membantu dalam menentukan strategi untuk menciptakan keunggulan dibandingkan kompetitor. Dengan segala kemudahan yang didapatkan dari penerapan sistem baru, PT KIA dapat menentukan strategi untuk memajukan perusahaan. Untuk mengungguli kompetitornya, PT KIA memutuskan untuk membuka kantor cabang baru guna menjaring lebih banyak pelanggan dan meningkatkan penjualan.

Terbukti dari penggunaan sistem baru, PT KIA mendapatkan banyak kemudahan dan kemajuan dalam perusahaan. Dengan sistem yang ada, bukan mustahil jika suatu saat nanti PT KIA berhasil memenuhi ambisinya untuk menjadi distributor bahan bangunan terbesar di Indonesia. Dapat disimpulkan bahwa penerapan SIM dengan dukungan TI sangat diperlukan untuk meningkatkan kompetensi perusahaan dalam hal pelayanan bagi para customer. Selain itu, SIM dengan dukungan TI akan memudahkan tugas manajemen dalam mengatur perusahaan. Tanpa adanya SIM, perusahaan yang bersangkutan tidak akan dapat memberikan pelayanan yang maksimal bagi para customer. Kemungkinan terjadi ketidakefisienan pengelolaan perusahaan juga akan semakin besar. Penerapan sistem informasi manajemen berbasis TI yang dilakukan oleh PT KIA adalah keputusan yang sangat tepat. Karena dengan adanya sistem yang lebih mutakhir tersebut, perusahaan telah mengalami kemajuan dan proses manajemen menjadi semakin lancar.

Pertanyaan diskusi

1.   Telah dikatakan bahwa tidak ada data yang buruk, hanya manajemen yang buruk. Bahaslah implikasi dari pernyataan tersebut.

Jawaban: menurut saya data memang tidak ada yang buruk melainkan manajemen yang buruk, hal ini dikarenakan data-data merupakan informasi dihasilkan oleh sebuah manajemen atau pun yang digunakan oleh manajemen, jika data-data yang dimasukkan atau yang digunakan kurang tepat pemakainnya maka yang disini terdapat kesalahan yang dilakukan oleh operatornya atau pun dengan kata lain terdapat kesalahan dalam manajemen. Beberapa dari permasalahan kualitas data disebabkan oleh data ganda dan tidak konsisten yang dihasilkan oleh banyaknya sistem yang dimasukkan kedalam data warehouse. Dan dalam penggunaan ini manajemenlah yang mengelola data tersebut sehingga terdapat kesalahan yang dilakukan oleh manajemen.

2.   Sampai sejauh mana pengguna akhir harus dilibatkan dalam pemilihan sistem manajemen database dan perancangan database ?

Jawaban: dalam pemilihan dan perancangan sistem manajemen database pengguna akhir ataupun yang akan mengelola database tersebut harus menguasai dan paham dengan sistem database tersebut. Contoh untuk database sumber daya manusia , seorang spesialis tunjangan atau orang yang khusus ditugaskan untuk mengatur tunjangan, program pensiun, ataupun asuransi-asuransi terkait, mungkin memerlukan tampilan yang memuat nama-nama pegawai, nomor jaminan sosial, serta jaminan asuransi kesehatan. Data yang digunakan pada tampilan-tampilan ini disimpan pada suatu database tunggal, dimana data ini akan lebih mudah dikelola oleh organisasi. 

3.   Apakah konsekuensi bagi organisasi yang tidak memiliki kebijakan informasi ?

Jawaban: informasi sangat penting bagi suatu perusahaan, salah satu cara penentuan tingkat kepentingannya adalah dengan menentukan nilai dari informasi tersebut, semakin tinggi nilai informasi bagi suatu perusahan maka semakin penting pula keberadaannya. Suatu informasi dikatakan bernilai tinggi jika informasi tersebut sangat relevan dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan.

Hal-hal yang akan terjadi dalam sebuah perusahaan jika tidak ada kebijakan informasi adalah:

a.    Kebebasan dan kompetisi individual tidak meningkat

b.   Tidak memperkokoh perekonomian karena tidak adanya kemajuan dalam hal IT

c.    Tawaran dari media akan menyajikan suatu rentang minat dan selera yang sempit

d.   Perkembangan ikatan komunitas  dan hubungannya akan terhambat

e.    Operasional dalam sebuah perusahaan tidak akan efisien

f.     Sistem mnajemen yang ada dan pengambilan keputusan akan kurang efektif sehingga dalam pencapain tujuan perusahaan akan terhambat karena informasi tidak berjalan.